Joko sinun yrityksessäsi, organisaatiossasi tai harrastusryhmässäsi on laadittuna some-ohjeistus vai pohditteko edelleen mitä asioita niihin pitäisi sisällyttää?
Tästä artikkelista löydät minimivaatimukset omia ohjeitanne varten sekä linkkejä hyviin esimerkkeihin.
Sisältö- ja julkaisusuunnitelman lisäksi jokainen yritys ja organisaatio tarvitsee ohjeet ja suositukset siihen, kuinka se tahtoo some-näkyvyyttään kehittää, mikäli siihen osallistuu enemmän kuin yksi henkilö ja erityisesti silloin kun työntekijät ovat aktiivisia sosiaalisen median käyttäjiä.
Näin vältytään ylilyönneiltä jotka voisivat johtaa ei-toivottuihin kriisitilanteisiin, kuten niihin joissa yrityksen edustaja julkisesti haukkuu asiakkaitaan. Sellaisista löytyy maailmalta ja meiltäkin esimerkkejä.
Ohjeistuksessa kannattaa mainita ainakin seuraavat asiat:
#1 Organisaation virallinen äänitorvi
Kerro ohjeessa kuka tai ketkä näitä tilejä ylläpitävät ja millä nimellä ne löytyvät verkosta.
Et voi kieltää henkilökuntasi jäseniä käyttämästä yhteisömedioita vapaa-ajallaan, etkä edes sitä, että he mainitsevat työskentelevänsä yrityksessäsi. Esimerkiksi Twitterissä näet työpaikan yhteydessä usein maininnan ”twiitit ovat omiani”, joka siis selvästi erottaa ne tileistä joita käytetään ns. yrityksen virallisina kanavina. Voit esittää toiveen, että he noudattaisivat kyseistä käytäntöä.
#2 Vastuut
Yrityksesi ei voi olla vastuussa henkilökohtaisten mielipiteiden aiheuttamista seurauksista, olivatpa ne millaisia tahansa.
Jos siis joku työntekijäsi ryhtyy vaikkapa julkisesti vääntämään niin sanotusti kättä asiakkaan kanssa, hänen on hyvä jo etukäteen tietää, että sellainen voi johtaa jopa irtisanomiseen ja vahingonkorvausvaatimuksiin. Epäasiallinen käytös verkossa ei eroa mitenkään epäasiallisuudesta tosielämässä. Lakien rikkominen kuten kunnianloukkaukset on tietysti vielä asia erikseen.
#3 Arkaluonteiset tiedot
Työntekijäsi eivät saa levittää mitään arkaluonteista tietoa, kuten asiakastietoja tai yrityksen talouteen liittyvää tietoa sosiaalisissa medioissa.
#4 Tekijänoikeudet
Kaiken julkaistavan materiaalin tulee noudattaa tekijänoikeuslakeja.
Kun siis sinulla on sisältösuunnitelma ja olet valinnut vastuuhenkilöt päivittämään valittuja yhteisömedioita, on hyvä briiffata asianosaiset noudattamaan sääntöjä. Sanelun sijaan niistä on monesti hyödyllistä myös keskustella oman porukan kanssa, jolta saattaa löytyä paljonkin hyviä ajatuksia toimintamalleihin liittyen!
Tämä on yksi niitä harvoja tilanteita joissa pienen kannattaa harkita jopa isompien kopioimista. Tässä muutama vaihtoehto joista voi hakea ideoita: Adidas, Coca Cola, Starbucks, YLE, Sonera.
Lukaise myös tämä Katleenan blogi ”Suomen onnettomimmat someohjeet”
