tunnuskuva-markkinointiSana ”prosessi” kuulostaa monen korvissa kovin tekniseltä tai joltain konsulttijutulta, mutta todellisuudessa kyse on niinkin yksinkertaisesta asiasta kuin toimintaohje tai muistilista toistuvista toimenpiteistä.

Niitä siis kannattaa laatia aina ja kaikista tehtäväkokonaisuuksista, joita yrityksessä tai organisaatiossa (täysin sen koosta riippumatta) toistetaan päivittäin, viikottain, kuukausittain, kvarttaaleittain tai vuosittain.

Esimerkkejä erilaisista prosesseista ovat ajanvaraus ja sen vahvistaminen, kaupanteon yhteydessä tapahtuvat toimenpiteet, tilauksen käsittely-, toimitus- ja laskutus-, sekä tietenkin markkinoinnin erilaiset prosessit.

Prosessikuvauksista on useita hyötyjä:

# Tarkistuslistan käyttäminen helpottaa aikatauluttamista ja vähentää muistikapasiteetin kuormitusta. Tämä puolestaan vähentää stressiä ja vahvistaa tunnetta siitä, että hommat ovat hallinnassa.

# Jos on tarvetta perehdyttää uusia ihmisiä, jakaa tehtäviä uudelleen tai ulkoistaa joitakin toimia, tämä käy helposti kun ohjeistus on valmiina. Perehdytykseen kuluu vähemmän aikaa ja henkilökapasiteettia ja uusista investoinneista aletaan saada tuloksia nopeammin.

# Ja mikä tärkeintä, kun prosesseja voidaan tarkastella kokonaisuuksina, niistä löydetään myös kohdat joita voidaan tehostaa esimerkiksi karsimalla turhia vaiheita, automatisoimalla tai teknologian avulla. Näin säästyy rahaa ja aikaa.

# Kun prosessia aletaan muuttaa, olemassa oleva kuvaus vähentää tekijöissä muutoksen mukanaan tuomaa vastarintaa ja ”kitkaa” kun kuvauksesta voidaan osoittaa ne asiat joihin muutoksilla on tarkoitus vaikuttaa, ja heidät otetaan osaksi uuden prosessikuvauksen luomista.

Olen myös taipuvainen uskomaan, että kun prosessikuvausten kautta organisaation eri ihmisille selviää mitä muut siellä ”oikeasti tekevät”, sillä voidaan lisätä keskinäistä arvostusta ja sitoutumista tuloksen tekoon. Samoin väitän, että kun rutiineiksi koetut asiat eivät rasita omaa muistia, vapautuu kapasitettia luovaan ajatteluun ja uusien ideoiden syntymiseen.

Tehostamisen ei siis pitäisi olla ”korporaatiokieltä” vaan kuulua jokaisen yrityksen ja organisaation sanavarastoon ja tavoitteisiin. Kyse on kuitenkin vain siitä, että saadaan aikaan mahdollisimman tulosta mahdollisimman pienellä panostuksella.

Prosessia voidaankin verrata vaikkapa kahvakuulaurheilijan suoritustekniikkaan, jossa on niin ikään useita liikkuvia osia. Ne pitäisi optimoida toimimaan täsmälleen samassa järjestyksessä käyttäen hyväksi kehon koko kapasiteettia. Kun osa-alueita hiotaan, tehokkuus paranee ja sitä myöden tulokset. Voidaan siis nostaa pidempään, nopeammin ja/tai raskaampaa painoa.

Alla olevassa kuvasarjassa maailman paras nainen tempaa 22 kg kuulaa. Jos tahdot, niin täältä voit katsoa miltä se käytännössä näyttää.

tempaus_vaiheittainok_pieni

Kuinka prosessikuvauksia laaditaan

Prosessit kannattaa ensin jakaa pääryhmiin ja siitä sitten tehtäväkohtaisesti pienempiin yksiköihin. Kuvaus tehdään aina yhdessä tehtäviä suorittavan henkilön kanssa.

Kuvausta voi lähteä hahmottelemaan haluamillaan välineillä. Itse suosin XMind-muistikarttasoftaa, josta teksti voidaan sitten siirtää esimerkiksi projetin hallinnan järjestelmiin tai säilyttää vaikkapa Evernotessa tai Google Docseissa joista se voidaan helposti jakaa.

Tässä muutama esimerkki prosesseista joita kannattaa dokumentoida:

Asiakaspalvelu

Listaa erilaiset asiakaspalveluun liittyvät tilanteet, kuten toimitusaikakyselyt, tuotetietokyselyt, tarjouspyynnöt, reklamaatiot jne. Kerro kuinka eri tilanteissa toimitaan; mitä kautta yhteydenotto tavallisesti tulee, kuka sen käsittelee, kenelle se lähetetään ja missä muodossa, mitä välineitä käytetään, mihin tiedot kirjataan (aspa-softa, CRM tai muu tapa), missä aikataulussa asia tulisi hoitaa, millainen on hyvityksiin liittyvä käytäntö jne.

Kirjaa myös kuvaukseen kuinka prosessien toteutumista seurataan jotta siitäkin tulee rutiini.

Markkinoinnin perustoimenpiteet

Listaa mitä välineitä käytetään (blogi, uutiskirje, sosiaalinen media, sisäinen tiedotus, klikkimainonta jne), laadi kanavakohtaiset tarkistuslistat ja muista liittää prosessikuvaukseen tulosten seuranta, analysointi ja siihen liittyvä toimenpidesuunnitelma.

Talous

Useimmat organisaatiot ulkoistavat kirjanpidon, mutta silti jäljelle jää paljon toimenpiteitä jotka liittyvät kenties laskuihin tai kuittirumbaan jotka sinun itsesi tai jonkun organisaatiossasi täytyy hoitaa. Niistä kaikista kannattaa laatia niin ikään prosessikuvaus, jota kaikkien asianosaisten on helppo seurata ja noudattaa.

Prosessikuvaukset ovat elävä organismi, jotka ideaalitilanteessa kehittyvät ja muuttuvat sitä mukaa kun omaksutaan uusia tehokkaampia toimintamalleja ja teknologioita. Siksipä niitä kannattaa myös päivittää aika-ajoin, mutta suosittelen myös, että vanhat ohjeet pidetään tallessa.

Niihin olisi hyvä liittää myös päivämäärä sekä lyhyt muistio siitä, miksi prosessia päädyttiin muuttamaan. Tämä siksi, että uusien ihmisten myötä joku toivottavasti kyseenalaistaa nykyiset mallit. Joskus voi käydä niinkin, että vanha tapa onkin ollut parempi ja siihen voidaan helposti palata kun dokumentointi on olemassa.

Artikkeli on aiemmin julkaistu Tiskivuorossa keväällä 2016

Periscope-pioneeri, markkinointisparraaja ja some-asiantuntija Eve Koivula auttaa rakentamaan vahvempia, kestävämpiä ja elastisempia bisneksiä ja ihmisiä. 
Tilaa tästä Tiskivuoro
50% Complete
ilman muuta haluan tilata tiskivuoron!
Tuskin maltan odottaa sen lukemista!
- tiistaisin ilmestyvä ilmainen markkinoinnin tietopaketti. 

”Uutiskirjeessä sisältö ratkaisee. Tiskivuoro-uutiskirjeet on niin kivoja ja niillä on oikeaa lisäarvoa, että säästän jopa myöhemmäksi jos en sillä hetkellä ehdi lukea.” - Susanna Vesterinen, Ompelimo Head Over Heals -

 

 

PS. Jos tunnet jonkun jolle tämä artikkeli olisi hyödyllinen, laita se ihmeessä jakoon oheisista painikkeista!

Share
Tweet
Email
Share
Pin